DIFUSIÓN ESTRATÉGICA

Conceptos Básicos

El proceso de Difusión Estratégica es un componente fundamental para asegurar la real y efectiva ejecución de la Estrategia de una organización.  Esta etapa busca mediante un proceso participativo establecer, desplegar y posteriormente auto controlar el proceso para la consecución de los objetivos estratégicos, al igual que garantizar los medios correspondientes y los recursos necesarios para asegurar y controlar que dichas objetivos serán alcanzadas en todos los niveles de la organización.
Es un proceso para que, a partir del plan estratégico a largo plazo, cada entidad (proceso/ unidad organizacional/ personas) identifiquen y definan las acciones y objetivos articulares con que cada uno de ellos va a contribuir al logro de esos objetivos. Es el proceso por medio del cual toda la organización conoce, participa y trabaja en el cumplimiento de los planes estratégicos.
El proceso de Alineación y Despliegue está enfocado a soportar el modelo de Gestión Estratégica para que sea capaz de:

• Relacionar efectivamente los planes de largo plazo o estratégicos con el plan anual y con el seguimiento de los procesos fundamentales que hacen al día a día de la empresa.
• Generar una interacción progresiva entre los distintos niveles alrededor de cómo se alcanzarán los objetivos y qué se deberá medir para asegurar el cumplimiento
• Hacer evidente la contribución real de las personas al cumplimiento de los objetivos a nivel individual y organizacional.
• Asegurar el progreso a través de mecanismos de seguimiento y control
• Asignar claramente las responsabilidades en relación con las metas y los procesos.

En esencia el proceso de Difusión Estratégico se hace con el objetivo de comunicar a todos dentro de la empresa el Plan Estratégico de la Institución. Es una serie de sistemas, fórmulas y reglas que impulsan a los trabajadores a analizar situaciones, crear planes de mejoramiento, llevar a cabo controles de eficiencia y tomar las medidas necesarias, resultando como beneficio principal el que todos enfocan sus esfuerzos hacia los aspectos claves para alcanzar el éxito.

 

Objetivos
Dentro de todo el proceso de ejecución del Plan Estratégico estos conceptos permiten a las organizaciones incrementar sus capacidades para:

• Asegurar la estrategia de la organización sea traducida en un conjunto objetivos y acciones en toda la organización
• Vincular y sincronizar los esfuerzos de los distintos procesos – unidades funcionales al logro de los resultados estratégicos de la organización
• Alinear lo objetivos y acciones personales al plan estratégico
• Involucrar a toda la organización al hacer que cada miembro de la organización participe en la definición del plan detallado de acción que sera necesario realizar para alcanzar los objetivos organizacionales
• Facilitar el proceso para crear una visión única en cuanto al plan estratégico de la organización y como consecuencia tener una mayor claridad acerca de las acciones y contribuciones por proceso individuales/por área /  al plan.
• Romper la barreras organizacionales al enfocar la contribución de toda la organización al cumplimiento de los objetivos en lugar de la controlar la contribución de cada área

 

Metodología
El proceso de Alineación y Despliegue requiere una metodología con un enfoque estructurado que permita por un lado identificar la mejor manera en que se deberá ejecutar el despliegue tomando en consideración la arquitectura organizacional y por otro estandarizar el proceso para la formulación de los planes operacionales de contribución a los objetivos estratégicos. A continuación de muestra la metodología denominada <METODO VISION> que se utilizó como plataforma para definir la metodología adaptada a las condiciones particulares de cada Empresa.
Creación de una Visión Común
El no tener un entendimiento común de la estrategia dentro de la organización puede generar que cada miembro de la organización se genera una imagen distinta de lo que espera y desea lograr. Por lo tanto enfocará sus esfuerzos y acciones de acuerdo a dicha imagen. Por lo tanto es indispensable establecer una estrategia de formación intensiva que asegure el entendimiento e interpretación adecuado de las Directrices Estratégicas de la Organización. Este proceso deberá enfocarse en interpretar cada uno de los siguientes componentes:

• Interpretar el Mapa Estratégico: Este proceso implica por un lado identificar y entender de manera general los objetivos asociados a cada una de las perspectivas del Mapa así como entender la lógica que sustenta el plan estratégico de las Empresas de Aseguramiento en Salud, al analizar la relación de causa-efecto que existe entre los objetivos estratégicos.
• Para cada uno de los Objetivos Estratégicos es necesario entender su definición y los criterios de logro (conjunto de factores y/o condiciones que deben estar presentes o cumplirse para poder saber si se ha o no logrado el alcance del objetivo en cuestión)
• Entender los indicadores asociados a los objetivos

Definición de la Estrategia de Despliegue de la Red Neuronal (Arquitectura Organizacional)
Antes de realizar el proceso de Difusión Estratégica es importante revisar y analizar tanto el código genético del Plan Estratégico, como la arquitectura organizacional de la institución para definir la mejor manera de alinear, vincular, eslabonar y sincronizar los planes de acción. Las estrategias de despliegue pueden tener tres modalidades, por Área Funcional, por Procesos y por Unidades de Negocios.  En Coosalud utilizamos una modalidad mixta: Funcional-Procesos, que nos permite responsabilizar a cada área funcional del desarrollo del plan, de acuerdo a los procesos que lidera.

Formulación y Alineamiento del Portafolio de Planes Operativos de Acción
En esta etapa del proceso se determina el conjunto de iniciativas y acciones que se requieren para la ejecución del Plan Estratégico y que por su importancia estará bajo el control de la institución y no de las dependencias funcionales que integran a las Empresas de Aseguramiento en Salud.

El proceso de formulación de planes consiste en determinar no solo el tamaño y magnitud de cada uno, sino la adecuada definición de los objetivos, alcance, entregables, indicadores de logro, factores críticos de éxito, cronograma, recursos y riesgos.
Tomando esto en consideración en esta etapa se deberán cumplir con los siguientes propósitos:

• Determinar el Conjunto de Planes Operativos de Acción que soportará la ejecución del Plan Estratégico de las Empresas de Aseguramiento en Salud
• Garantizar que el Conjunto de Planes Operativos de Acción estén adecuadamente formulados en términos de Objetivos, Responsables, Entregables y Plazos.
• Identificar las contribuciones de cada uno de los Planes del Conjunto a los objetivos estratégicos

MONITOREO DE LA ESTRATEGIA
El monitoreo de la estrategia se realiza a través de un Tablero de control, en el cual se puede evidenciar los procesos asociados a las perspectivas y objetivos estratégicos, así como los indicadores asociados.
El monitoreo de los indicadores se realiza de acuerdo con lo establecido en el manual de indicadores.
Para monitorear el cumplimiento de los planes estratégicos se realizan las actividades descritas en el manual de medición, análisis y mejora.
De acuerdo con los resultados del monitoreo se establece la necesidad de realizar ajustes a la planeación estratégica o de tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora, las cuales deben plasmarse en planes de acción.

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